¿Qué es un software de recursos humanos?
El software de recursos humanos (RR. HH.) es una herramienta utilizada para gestionar todos los aspectos relacionados con el personal de una organización, como, por ejemplo, el registro de horas trabajadas, ausencias y bajas, así como publicar comunicados, entre otros hechos.
Ventajas
Aumento de la seguridad
Toda la información estará guardada bajo el mismo software, el cual cumple con todos los niveles de seguridad. Además, el administrador dará acceso a un tipo de información u otra en función de si al empleado, debido a su desempeño laboral, le corresponde poder acceder a dichos datos.
Reducción de costes
Los costes físicos se ven reducidos al mínimo. También hay que tener en cuenta el hecho de que es más complicada su pérdida al estar almacenada toda la información de forma centralizada gracias a esta plataforma.
Prevención de errores
Al facilitar el desarrollo de tareas laborales de forma más automática, el software reduce casi a cero los errores humanos.
Mejora de la comunicación
A través del software, todos los miembros de la organización se pueden comunicar entre sí de forma directa, quedando constancia de toda esa información y previniendo errores que puedan surgir de un intercambio de correos más tedioso, por ejemplo. A esto se le suma la mejora de la comunicación en el sentido de recibir feedback por parte de los empleados, para contribuir así al desarrollo positivo de la propia empresa.
Mejor organización de la empresa
Al estar toda la información centralizada, podrán agilizarse los procesos, ya sean comunicativos como de cubrir ausencias, por ejemplo, ya que a través del programa que contiene todos los datos de los empleados, se podrá encontrar un sustituto rápidamente.
Además, también mejorará la organización empresarial en el sentido de temas legales y fiscales, los cuales estarán correctamente almacenados y organizados en la propia plataforma, estando accesibles en todo momento.
Señales que pueden indicar que es necesario un software de RR. HH. en tu empresa
Gestión de personal
Demasiados e-mails o falta de comunicación entre departamentos
Un software de recursos humanos permitirá realizar solicitudes a otros departamentos, incluso con la posibilidad de adjuntar documentos en las mismas. De forma que se produzca una comunicación centralizada y directa, evitando así posibles errores que puedan surgir durante los intercambios de información presenciales o de una forma menos continuada.
Además, también cuenta con un apartado de comunicados en el cual el administrador podrá enviar cierta información a todos o algunos de los trabajadores o a uno o varios departamentos.
También existe la posibilidad de comunicarse mediante el chat de la plataforma, de forma que todos los miembros que conforman la organización puedan comunicarse entre sí sin necesidad de utilizar una plataforma como por ejemplo, el email.
Disminución de la productividad o índice de rotación elevado
Este hecho puede deberse a que los trabajadores no expresan su descontento o su disconformidad por miedo a posibles represalias. Con un software de recursos humanos, los empleados podrán dar sus opiniones o sugerencias de forma anónima. Un feedback muy importante para conocer en profundidad el clima laboral y tratar de incorporar nuevas mejoras para tener una comunidad empresarial sólida y unida.
La gestión de nóminas resulta difícil
Gracias a un software de RR. HH. se centralizarán todas las nóminas de los empleados y se podrán ver en cualquier momento, pudiendo filtrar por meses y años. Además, los propios empleados podrán acceder a sus respectivas nóminas.
Gestión de tiempo
La solicitud de vacaciones y ausencias se realiza de forma manual
Puede quedar en el olvido y no haber constancia de estos hechos, por lo que la mejor forma es que se encuentre perfectamente ordenado e indicado, reflejando las ausencias de cada trabajador. Un software de RR. HH. permite al empleado tanto gestionar sus vacaciones como indicar ausencias o retrasos puntuales.
Descontrol del número de horas trabajadas por cada empleado
Mediante un software de recursos humanos, el propio empleado podrá indicar diariamente el momento de ingreso a su puesto, su descanso y su salida. Llevando así la contabilidad de horas trabajadas a la perfección. Eso sí, si este se encuentra de vacaciones y está indicado en el apartado de ausencias, no podrá fichar esos días establecidos.