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¿Necesitas un software de recursos humanos? Señales

¿Qué es un software de recursos humanos?

El software de recursos humanos (RRHH) es una herramienta utilizada para gestionar todos los aspectos relacionados con el personal de una organización como por ejemplo el registro de horas trabajadas, ausencias y bajas así como publicar comunicados entre otros hechos.

Ventajas

Aumento de la seguridad

Toda la información estará guardada bajo el mismo software el cual cumple con todos los niveles de seguridad. Además el administrador dará acceso a un tipo de información u otra en función de si al empleado debido a su desempeño laboral le corresponde poder acceder a dichos datos.

Reducción de costes

Los costes físicos se ven reducidos al mínimo. También hay que tener cuenta el hecho de que es más complicada su pérdida al estar almacenada toda la información de forma centralizada gracias a esta plataforma.

Prevención de errores

Al facilitar el desarrollo de tareas laborales de forma más automática, el software reduce casi a cero los errores humanos.

Mejora de la comunicación 

A través del software todos los miembros de la organización se pueden comunicar entre sí de forma directa, quedando constancia de toda esa información y previniendo errores que puedan surgir de un intercambio de correos más tedioso por ejemplo. A esto se le suma la mejora de la comunicación en el sentido de recibir feedback por parte de los empleados, para contribuir así al desarrollo positivo de la propia empresa.

Mejor organización de la empresa

Al estar toda la información centralizada, podrán agilizarse los procesos ya sea comunicativos como de cubrir ausencias por ejemplo, ya que a través del programa que contiene todos los datos de los empleados, se podrá encontrar un sustituto rápidamente.

Además, también mejorará la organización empresarial en el sentido de temas legales y fiscales, los cuales estarán correctamente almacenados y organizados en la propia plataforma, estando accesibles en todo momento.

Señales que pueden indicar que es necesario un software de RRHH en tu empresa

Gestión de personal

Demasiados e-mails o falta de comunicación entre departamentos

Un software de recursos humanos permitirá realizar solicitudes a otros departamentos, incluso con la posibilidad de adjuntar documentos en las mismas. De forma que se produzca una comunicación centralizada y directa, evitando así posibles errores que puedan surgir durante los intercambios de información presenciales o de una forma menos continuada.

Además, también cuenta con un apartado de comunicados en el cual el administrador podrá enviar cierta información a todos o algunos de los trabajadores o a uno o varios departamentos.

También existe la posibilidad de comunicarse mediante el chat de la plataforma, de forma que todos los miembros que conforman la organización puedan comunicarse entre sí sin necesidad de utilizar una plataforma como por ejemplo el email.

Disminución de la productividad o índice de rotación elevado

Este hecho puede deberse a que los trabajadores no expresan su descontento o su disconformidad por miedo a posibles represalias. Con un software de recursos humanos, los empleados podrán dar sus opiniones o sugerencias de forma anónima. Un feedback muy importante para conocer en profundidad el clima laboral y tratar de incorporar nuevas mejoras para tener una comunidad empresarial sólida y unida.

Gestión de nóminas resulta difícil

Gracias a un software de RRHH, se centralizarán todas las nóminas de los empleados y se podrán ver en cualquier momento pudiendo filtrar por meses y años. Además, los propios empleados podrán acceder a sus respectivas nóminas.

Gestión de tiempo

La solicitud de vacaciones y ausencias se realiza de forma manual

Puede quedar en el olvido y no haber constancia de estos hechos, por lo que la mejor forma es que se encuentre perfectamente ordenado e indicado, reflejando las ausencias de cada trabajador. Un software de RRHH permite al empleado tanto gestionar sus vacaciones como indicar ausencias o retrasos puntuales.

Descontrol del número de horas trabajadas por cada empleado

Mediante un software de recursos humanos, el propio empleado podrá indicar diariamente el momento de ingreso a su puesto, su descanso y su salida. Llevando así la contabilidad de horas trabajadas a la perfección. Eso sí, si este se encuentra de vacaciones y está indicado en el apartado de ausencias, no podrá fichar esos días establecidos.

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